Daniele Di Felice unterstützt unsere Kunden im Bereich Schul- und Büromaterial in der Ostschweiz mit viel Engagement.
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Beim Registraturwechsel werden Unterlagen des vergangenen Jahres aus der aktiven Ablage genommen und je nach Aufbewahrungspflicht archiviert oder entsorgt. Gleichzeitig wird die Registratur für das neue Jahr vorbereitet.
Dazu gehören beispielsweise Personal-, Schüler- und Kundendossiers, Rechnungen und Belege, Korrespondenz, Projektunterlagen, Verträge oder andere Dokumente, die während des Jahres laufend abgelegt werden.
Das Ziel ist einfach: Aktuelle Unterlagen sollen schnell griffbereit sein, während abgeschlossene Dokumente sauber und nachvollziehbar archiviert werden.
Eine Ablage wächst schneller, als man denkt. Werden abgeschlossene Unterlagen nicht regelmässig aussortiert, werden Ordner und Hängeregistraturen immer voller. Die Suche nach aktuellen Dokumenten dauert länger und irgendwann fehlt schlicht der Platz.
Ein konsequenter Registraturwechsel sorgt dafür, dass die aktive Ablage übersichtlich bleibt. Gleichzeitig kann überprüft werden, welche Dokumente noch aufbewahrt werden müssen und welche nach Ablauf der entsprechenden Fristen entsorgt werden können.
Gerade in Schulen und grösseren Büros lohnt es sich, den Registraturwechsel als festen Bestandteil der jährlichen Organisation einzuplanen.
Ein gutes Registratursystem funktioniert nur, wenn auf den ersten Blick erkennbar ist, was sich wo befindet. Einheitliche Beschriftungen sind deshalb ein wichtiger Bestandteil des Registraturwechsels.
Bei bestehenden Ordnern müssen diese nicht zwingend jedes Jahr ersetzt werden. Sind Ordner und Mechanik noch in gutem Zustand, genügt häufig ein neues Rückenschild. Die Biella Rückenschilder für 7-cm-Ordner sind beidseitig verwendbar und passen in Ordner mit entsprechendem Einsteckfenster. Sie sind auch für 4-cm-Ordner erhältlich.
Das spart Material und sorgt trotzdem dafür, dass die Registratur für das neue Jahr wieder einheitlich aussieht.
:Ein Registraturwechsel ist mehr als das Austauschen einiger Ordner. Je nach Ablagesystem werden unterschiedliche Produkte benötigt, um abgeschlossene Unterlagen zu archivieren und gleichzeitig die Registratur für das neue Jahr vorzubereiten. Deshalb lohnt es sich, vor dem Start einen kurzen Materialcheck zu machen:
Ordner: Die Basis der klassischen Registratur
Ordner gehören in Schulen, Verwaltungen und Unternehmen nach wie vor zu den wichtigsten Produkten für die Ablage. Beim Registraturwechsel werden bestehende Ordner entweder weiterverwendet und neu beschriftet oder durch neue Ordner für das kommende Jahr ergänzt.
Welche Rückenbreite sinnvoll ist, hängt von der Menge der Unterlagen ab. Breite Ordner eignen sich beispielsweise für Buchhaltung, Schüleradministration, Personal oder umfangreiche Jahresdossiers. Schmalere Ordner sind praktisch, wenn weniger Dokumente anfallen oder Themen bewusst getrennt werden sollen.
Eine zusätzliche Orientierung bieten unterschiedliche Ordnerfarben. So können beispielsweise Abteilungen, Schuljahre oder Themenbereiche mit einer festen Farbe gekennzeichnet werden. Wichtig ist weniger, welches Farbsystem gewählt wird, sondern dass es über mehrere Jahre konsequent angewendet wird.
Register, damit im Ordner alles schnell gefunden wird
Ein voller Ordner ist noch keine gute Ablage. Erst mit passenden Registern entsteht eine übersichtliche Struktur.
Blanko-Register lassen sich individuell beschriften und eignen sich deshalb besonders gut für wiederkehrende Ablagen. Ein Personaldossier kann beispielsweise nach Vertrag, Versicherungen, Weiterbildung und Korrespondenz unterteilt werden. Bei Schülerdossiers können eigene Register für unterschiedliche Dokumentarten verwendet werden.
Für andere Anwendungen sind bereits nummerierte oder alphabetische Register praktisch. Entscheidend ist, dass die Unterteilung zur täglichen Arbeit passt und von allen Mitarbeitenden verstanden wird.
Beim Registraturwechsel sollte deshalb nicht nur geprüft werden, ob genügend Ordner vorhanden sind, sondern auch, ob die benötigten Register für das neue Jahr bereitliegen.
Rückenschilder und Etiketten: Bestehende Ordner weiterverwenden
Nicht jeder Ordner muss beim Jahreswechsel ersetzt werden. Ist die Mechanik noch einwandfrei und der Ordner in gutem Zustand, kann er problemlos weiterverwendet werden.
Neue Rückenschilder sorgen dafür, dass der Inhalt trotzdem eindeutig gekennzeichnet ist. Darauf können beispielsweise Jahr, Abteilung, Inhalt oder Nummerierung vermerkt werden.
Ein einheitliches Beschriftungssystem ist besonders bei grösseren Registraturen wichtig. Wer vor einem Regal mit 50 Ordnern steht, sollte auf den ersten Blick erkennen können, wo sich die gesuchten Unterlagen befinden.
Hängemappen, ideal für laufende Dossiers
Nicht alle Dokumente gehören sofort in einen Ordner. Für Unterlagen, die im Alltag häufig benötigt und ergänzt werden, sind Hängemappen besonders praktisch.
Sie eignen sich beispielsweise für laufende Kunden-, Personal-, Schüler-, Lieferanten- oder Projektdossiers. Durch die Beschriftung der Reiter lassen sich einzelne Dossiers schnell finden und ebenso schnell wieder zurücklegen.
Beim Registraturwechsel können abgeschlossene Hängemappen geleert beziehungsweise archiviert und anschliessend für neue Dossiers vorbereitet werden. Gleichzeitig ist der Jahreswechsel ein guter Zeitpunkt, beschädigte Mappen oder Beschriftungen zu ersetzen.
Archivschachteln und Archivboxen: Wenn Unterlagen aus der aktiven Registratur verschwinden
Abgeschlossene Unterlagen müssen häufig noch mehrere Jahre aufbewahrt werden, sollen aber keinen wertvollen Platz in der täglichen Registratur beanspruchen. Hier kommen Archivschachteln und Archivboxen ins Spiel.
Unterlagen aus abgeschlossenen Ordnern können platzsparend archiviert werden, sofern dies zur gewählten Ablage und den geltenden Anforderungen passt. Ganze Ordner können ebenfalls in geeigneten Archivboxen geschützt eingelagert werden.
Wichtig ist eine eindeutige Beschriftung. Auf der Archivschachtel sollten mindestens Inhalt und Zeitraum ersichtlich sein. Je nach Organisation können zusätzlich Abteilung, verantwortliche Stelle, Archivnummer oder vorgesehener Zeitpunkt für die nächste Prüfung beziehungsweise Vernichtung ergänzt werden.
So wird verhindert, dass sich das Archiv mit der Zeit in ein Lager verwandelt, in dem zwar alles aufbewahrt, aber nichts mehr gefunden wird.
Ein Registraturwechsel muss keine mühsame Jahresendaufgabe sein. Mit einer klaren Ablagestruktur, einem wiederkehrenden Ablauf und dem passenden Material lässt sich der Aufwand deutlich reduzieren.
Besonders sinnvoll ist es, nach dem Wechsel kurz festzuhalten, welches Material für das nächste Mal benötigt wird und wo es Verbesserungspotenzial gibt. So wird der Registraturwechsel von Jahr zu Jahr einfacher.
Alles für Deinen Registraturwechsel findest Du bei Bischoff: von Ordnern und Registern über Hängemappen und Beschriftungen bis zu kompletten Ablagesystemen. So startest Du mit einer übersichtlichen Registratur ins neue Jahr.